档案工作是检察工作的重要组成部分,档案卷宗资料既是反映检察工作实际情况的载体,同时也是开展调查研究,进行科学决策的有效资料。近年来,我院档案工作紧紧围绕上级档案工作安排部署,强化组织领导,落实规范化建设,依托信息化技术,提升档案实效化,形成了“1+3”工作模式,有力推动检察工作和档案工作高质量发展,连续24年保持档案规范化管理省一级标准。
加强组织领导,提高档案工作认识
我院始终坚持把档案工作作为检察工作中的一项重要内容,成立档案工作领导小组,配备档案管理人员,落实责任到具体岗位。制定《档案管理制度》,确定档案收集、保管、借阅、利用等一系列工作规范。同时,强化学习教育,抓住新人、新要求、新问题等关键,结合工作实际,有针对性地开展档案学习培训活动,组织全院干警定期学习新修订的《档案法》《档案实施办法》《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》等内容。
抓好档案规范化建设,夯实档案工作基础
我院把档案规范化建设作为保证档案管理质量的基础,以档案收集、整理为抓手,强化考核激励,实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化。
做好“收集”,基础材料规范化。明确档案工作岗位职责权限,档案收集人员对档案实体准确负责,档案管理人员对档案形式完整负责。严格要求办案的一线人员和各项活动的发起“创始人”按照相关规定,认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的记录,准确反映办案工作和活动过程的材料。
抓好“整理”,科学立卷(件)规范化。档案工作领导小组加强对档案管理员、档案工作小组的督查和指导,制定统一、科学的档案管理方案,增强档案规范建设的可操作性,提高档案建设整体水平,把检察系统的档案管理和《档案法》的规定有机结合起来,实现档案整理的规范化。组织开展业务档案专项清查活动,确保档案归档应归尽归。
强化“考核”,促进档案规范化。将档案工作纳入全院绩效任务考核事项,确保档案工作与检察机关日常工作同部署、同落实、同考核。同时,各部门将档案管理纳入干警个人岗位考核和年度考核内容,通过量化考核,奖优罚劣,有效增强干警档案工作责任心。
依托信息化技术建设,保障档案工作高质量发展
我院紧跟档案工作发展的新形势新变化,加大人财物投入力度,推动档案基础设施建设,提升档案信息化,实现档案管理工作高质量发展。
加强档案保管基础设施建设。我院目前建有档案室1间,实物档案室(院史荣誉室)1间,配备各类信息化管理设备,做到“三铁一器”“八防”等要求,有效改善档案工作硬件环境,更有利于实物档案的管理和利用。
加快档案信息数字化的建设。我院先后分两批完成了2020年及以前的文书档案和业务档案的数字化加工,充分利用计算机、扫描技术等现代化技术,实现电子档案和纸质档案同步归档,建立有序结构的档案信息库,为档案信息的高效利用打下基础,进一步保障档案安全。
抓好档案利用实效化,助力档案工作显成效
坚持做深做实档案利用工作,以产品为导向,发挥档案应有的作用,推动检察工作高质量发展。我院逐步推出内部刊物《东检视界》、院史荣誉室、“木棉花开”青少年法治教育实践基地、检察文化主题墙等作品。其中内部刊物《东检视界》,已发布18期。院史荣誉室收集了我院自建院以来,获得的各项荣誉奖牌、奖章,还包括院情简介等图文资料。2020年,我院建成并投入使用了全市首个“木棉花开”青少年法治教育实践基地,已组织80余场活动,参观人数约8000余人。